International Programs Office-IPO |
- International Programs
- Incoming
- Outgoing
- Documents
- Useful Info
- Partners
- Notices
- Contact
- Testimonials
- INT
FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ
ULUSLARARASI PROGRAMLAR KOORDİNATÖRLÜĞÜ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 - (1) Bu yönergenin amacı Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’nin Uluslararası Değişim Programlarına ilişkin işleyişini düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 - (1) Yönergede belirtilen esaslar Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’nin uyguladığı uluslararası programlar kapsamında sunulan Erasmus, uluslararası değişim programları, uluslararası yaz/kış okulu, öğrenci stajı ve kısa süreli eğitim faaliyetlerine dâhil olan gelen ve giden öğrencilerin, akademik ve idari personellerin hareketliliğine ilişkin süreci, ilgili birim ve kişilerin görev ve yetkilerini kapsar. Erasmus projeleri özelinde bu yönergede yer almayan hususlar için Erasmus Uygulama El Kitabında yer alan hükümler ve ilgili Komisyon kararları uygulanır.
(2) Yönerge yürürlüğe girdiği tarihten itibaren hibeli projeler de dâhil olmak üzere ilgili akademik dönemde aktif olan tüm uluslararası hareketlilikleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 - (1) T.C. Dışişleri Bakanlığı, Avrupa Birliği Başkanlığı, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (Türkiye Ulusal Ajansı) tarafından yayımlanan Erasmus Uygulama El Kitabı’nda belirtilen şartlar, Avrupa Komisyonu’nun belirlediği ve Erasmus Üniversite Beyannamesi’nde yer alan ilkeler, uluslararası anlaşmalar, ilgili YÖK mevzuatları ve Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Senatosu ve Değişim Programları Komisyonu kararları bu yönergenin dayanağını oluşturur.
(2)Yönerge yürürlüğe girdiği tarihten itibaren hibeli projeler de dâhil olmak üzere ilgili akademik dönemde aktif olan tüm uluslararası hareketlilikleri kapsar.
Tanımlar
MADDE 4 - Bu yönergede geçen;
a) Üniversite: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’ni (FSMVÜ),
b) Rektör: Üniversite Rektörünü,
c) Senato: Üniversite Senatosunu,
ç) Senato Kararı: Üniversite Senato Kararını,
d) Değişim Programları: Erasmus ve Diğer Tüm Hibeli/Hibesiz Öğrenci/Personel Uluslararası Değişim Programlarını,
e) Koordinatörlük: Üniversite Uluslararası Programlar Koordinatörlüğünü,
f) Komisyon: Üniversite Uluslararası Programlar Komisyonunu,
g)Kurum Koordinatörü: Üniversite Erasmus ve Uluslararası Değişim Programları Kurum Koordinatörünü,
ğ) İdari Koordinatör: Üniversite Uluslararası Programlar Koordinatörlüğü’nün İdari Koordinatörünü,
h) Uzman: FSMVÜ Uluslararası Programlar Uzmanını,
ı) Fakülte Koordinatörü: Üniversite Fakülteleri Uluslararası Programlar Akademik Koordinatörünü,
i) Bölüm Koordinatörü: Üniversite Bölümleri Uluslararası Programlar Akademik Koordinatörünü,
j) Anabilim Dalı Koordinatörü: Üniversite Lisansüstü Eğitim Enstitüsü’ne Bağlı Anabilim Dallarından Görev Alan Uluslararası Programlar Akademik Koordinatörünü,
k) Yabancı Diller Bölümü: FSMVÜ Yabancı Diller Bölümü’nü,
l) Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı: FSMVÜ Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’nı ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Yetkili Kişi ve Birimler
MADDE 5 – (1) Senato kararı ile atanan yetkili kişiler ve ilgili birimler şunlardır:
a) Üniversite Uluslararası Programlar Komisyonu: Üniversite Rektörü veya Rektör Yardımcısı, Kurum Koordinatörü, seçilmiş bölüm ve/veya fakülte koordinatörleri ile Uluslararası Programlar Koordinatörlüğü çalışanlarından oluşur. Bu komisyonda uluslararası programlar ile ilgili kararlar alınır, değişim programlarının işleyişi kontrol edilir, hibeli hareketliliklerin kurum içi kontenjan dağılımı önceden belirlenmiş ve Senato tarafından onaylanmış kurallara göre karara bağlanır, öğrencilerin seçim ve yerleştirme sonuçları ilgili akademik birimin yönetim kuruluna iletilmek üzere onaylanır.
b) Üniversite Uluslararası Programlar Kurum Koordinatörü: Uluslararası değişim programları ve diğer uluslararası programlar ile ilgili her konuda üniversite genelinde eşgüdümü sağlar. Uluslararası değişim programları kapsamındaki protokolleri, öğrenim anlaşmalarını, üniversite ile öğrenci/personel arasındaki hibe sözleşmelerini ve üniversiteye yurt dışından gelen öğrencilerin kabul mektuplarını imzalar. Komisyon ile birlikte değişime dair kararların alınması ve yürütülmesini koordine eder.
c) Uluslararası Programlar Koordinatörlüğü: Mevcut değişim programları protokolleri çerçevesinde üniversiteye gelen ve giden değişim öğrencilerinin idari işlemlerini yürütür. Üniversite’de yürütülen tüm uluslararası programların kurum içinde tanıtılması için materyaller hazırlanmasına yönelik işlemleri yürütür. Ortaklık kurulan üniversiteler ile iletişimi sürdürür; ikili anlaşmaların hazırlanmasını ve güncellenmesini koordine eder ve imza sürecini takip eder. İlgili koordinatörlerle ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile işbirliği içinde çalışır. Uluslararası programların yıllık çalışma takvimini, Komisyon kararlarını ve her yıl Senato onayına sunulacak güncel Koordinatörler listesini hazırlar.
ç) Fakülte Uluslararası Programlar Koordinatörü: Uluslararası programlar ile ilgili gelişmeleri ve yeni alınan kararları Bölüm Koordinatörlerine iletir. Bölüm koordinatörleri arasında eşgüdümü ve alınan kararların işleme konulmasını koordine eder.
d) Bölüm/Anabilim Dalı Uluslararası Programlar Koordinatörü: Uluslararası programlar kapsamındaki faaliyetleri ilgili akademik bölümde/anabilim dalında tanıtır, bu programlar ile ilgili haberleri duyurur, ilgili programlardan yararlanmak isteyen öğrencilere üniversite ve ders seçimlerinde danışmanlık yapar. Koordinatör Rektörlük, uluslararası programlar koordinatörlüğü, akademik koordinatörler ve bölüm başkanlığı ile eşgüdüm halinde öğrencilerin seçiminden ve bölüm anlaşmalarının yapılmasından ve yürütülmesinden sorumludur. Ayrıca bölüm koordinatörü değişim programını tamamlayan öğrencilerin değişim süresince aldıkları derslerin akademik onayları ile ilgili işlemleri yürütür.
e) Enstitü Uluslararası Programlar Gurup Koordinatörü: Uluslararası programlar ile ilgili gelişmeleri ve alınan kararları enstitünün bölüm koordinatörlerine ve anabilim dalı başkanlıklarına iletir. Enstitünün anabilim dalı koordinatörleri arasında eşgüdümü ve alınan kararların işleme konulmasını sağlar.
MADDE 6 – (1) Akademik birimlerin sekreterliklerince üniversitedeki görev süresi dolan akademik koordinatörlere ilişkin bilgilendirme, ilgili koordinatörün görev süresinin dolmasını takip eden 10 iş günü içinde Uluslararası Değişim Programları Koordinatörlüğü’ne yazılı olarak iletilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Uluslararası Değişim Programları Kapsamında Yurtdışına Giden Öğrencilerin Başvuru Koşulları ve Değerlendirme Kriterleri
Başvuru koşulları
MADDE 7 - (1) Değişim programlarına başvuracak öğrencilerin başvuru esnasında sağlamaları gereken kurallar şunlardır:
a) En az bir yarıyıl önlisans, lisans veya lisansüstü programlarına devam etmiş olmak,
b) Önlisans ve lisans öğrencileri için en az 2.20/4.00, lisansüstü öğrencileri için en az 2.50/4.00 genel not ortalamasına sahip olmak,
c) Program kapsamında alınacak dersler İngilizce dışında bir dilde verilmekte ise ilgili dili anlaşmada belirtilen düzeyde karşılıyor olmak veya ilgili dilin öğrenilmekte olduğunu belgelemek,
ç) Kayıtlı bulunulan veya başvurulacak programın başvuru ilanında belirtilen ek koşulları varsa, bunları karşılıyor olmak.
a) Doktora yeterlilik sınavına girmemiş olan doktora öğrencileri için doktora yeterlilik sınavına girilmesi gereken son dönemde,
b) Tez önerisi savunmasına girilmesi gereken son dönemde,
c) Programın azami süresinin son döneminde.
Başvuru işlemleri
MADDE 8 - (1) Her yıl Koordinatörlük tarafından öğrencilere yönelik düzenli tanıtım toplantıları yapılır ve değişim programlarının kurum içinde duyurulması ile programlara katılımın yaygınlaştırılması sağlanır. Başvurularla ilgili bilgi, öğrenci duyuru panolarında, Üniversite’nin ve Koordinatörlüğün internet sayfalarında ilan edilir.
Değerlendirme ve yerleştirme
MADDE 9 - (1) Başvurusu kabul edilen öğrencilerin, Yabancı Diller Bölümü tarafından düzenlenecek Değişim Programları İngilizce Yeterlik Sınavı’na girmesi ve Koordinatörlük tarafından ilan edilen asgari not ortalamasını karşılaması gerekmektedir. Başvuru ilanında yer verilmiş ve son üç yıl içinde alınmış dil sınavı sonuçları geçerlidir.
Alınacak dersler, öğrenim anlaşması ve tanınırlık formu
MADDE 10 - (1) Yerleştirilen öğrencilerin karşı kurumda alacakları dersler Bölüm/Fakülte/ Enstitü Koordinatörü, öğrencilerin tez ve/veya akademik danışmanları ve Bölüm Başkanlığı/Enstitü Müdürlüğü tarafından kararlaştırılır.
Giden öğrencinin karşı kurumda başvuru ve kabul süreci
MADDE 11 - (1) Gidilecek üniversiteye yerleştirme süreci Koordinatörlük tarafından yürütülür.
Öğrencilerin üniversitedeki statüleri ve mali yükümlülükleri
MADDE 12 - (1) Öğrenci, değişim programları kapsamında yurtdışında bulunacağı süre için ilgili yönerge çerçevesinde izinli sayılır. Değişim programı çerçevesinde karşı üniversitede geçirilen süre, azami öğrenim süresine dâhildir. Ancak bu süre öğrencinin azami izin süresine dâhil edilmez.
Sözleşme ve hibelerin ödenmesi
MADDE 13 - (1) Değişim programlarından Erasmus Programı kapsamında bir üniversiteye yerleştirilen öğrenci ile Kurum Koordinatörü (üniversite adına) arasında yurtdışına gitmeden önce bir hibe sözleşmesi imzalanır. Bu sözleşme ile öğrencinin Erasmus Değişim Programına katılacağı kesinleşir. Hibe sözleşmesi imzalayan öğrencilerin isimleri Koordinatörlük tarafından Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'na ve ilgili akademik birimlere bildirilir.
Akademik Onay (Ders Tanıma) ve Öğrenim Hareketliliğinin tamamlanması işlemleri
MADDE 14 - (1) Akademik onay sürecinde temel alınacak belgeler Öğrenim Anlaşması, Tanınırlık Formu ve karşı üniversiteden gelen not çizelgesidir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Öğrenci Staj Hareketliliği
Staj hareketliliği
MADDE 15 - (1) Erasmus+ programları kapsamında yürütülen öğrenci staj hareketliliği programına başvuracak öğrencilerin aşağıdaki koşulları sağlamış olması gerekir.
a) Genel not ortalamalarının önlisans ve lisans öğrencileri için en az 2.20/4,00, lisansüstü öğrenciler için en az 2.50/4,00 olması,
b) Staj yapacakları işletmeyi/kurumu kendilerinin belirlemesi ve iletişim sağlaması,
c) Son başvuru tarihine kadar staj yapacakları işletme/kurumdan kabul mektubu almış olması.
ç) Bir öğrenci üniversite eğitimi boyunca her seviyede (önlisans, lisans, yüksek lisans, doktora), üniversiteye tahsis edilen hibe miktarı yeterli olduğu sürece, 12 aya kadar Erasmus staj programından hibeli olarak yararlanabilir. Ancak öğrenim ve staj hareketlilik süreleri toplamı her bir eğitim seviyesi için 12 ayı geçemez.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Uluslararası Değişim Programları Kapsamında Üniversiteye Gelen Öğrencilerin Başvuru Koşulları ve Değerlendirilmeleri
Üniversiteye başvuru
MADDE 16 - (1) Üniversiteye değişim programları kapsamında gelmek isteyen değişim öğrencisi, Koordinatörlüğün internet sayfasından temin edeceği başvuru formunu eksiksiz doldurarak istenen diğer belgeler ile birlikte kayıtlı olduğu kurumun ilgili idari birimi aracılığıyla son başvuru tarihinden önce Koordinatörlüğe gönderir.
Ders seçimi ve öğrenim anlaşması
MADDE 17 - (1) Tüm akademik birimler her yıl 30 Mart tarihine kadar, sonraki eğitim öğretim yılında açılacak programa özgü yabancı dildeki dersleri ve değişim programları özelinde uluslararası programlar ders havuzuna eklenecek dersleri belirleyerek kodu, İngilizce ders adı, şartları, ders içerikleri ve kredi bilgileri ile birlikte Koordinatörlüğe ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na iletir. Bahar dönemi için ilgili derslerde olası bir güncelleme yapılması durumunda ise Ders Kataloğunun güncellenmesi için Koordinatörlüğün ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na bildirileceği son tarih 01 Aralık’tır.
Kabul mektubunun gönderilmesi
MADDE 18 - (1) Başvuru formu ve diğer gerekli belgeler alındıktan sonra, uluslararası değişim öğrencileri için uygulanacak mevcut kontenjanlar, iki üniversite arasındaki değişim dengesi (giden-gelen öğrenci sayısı arasındaki oran) ve öğrencinin akademik durumu göz önüne alınarak gelen öğrenci başvurusu ilgili akademik birim tarafından değerlendirilir.
(2) Başvurusu ilgili bölüm tarafından kabul edilen öğrencilere Koordinatörlük tarafından hazırlanan ve Kurum Koordinatörü/İdari Koordinatör/Uzman tarafından imzalanan kabul mektupları gönderilir.
Sözleşme ve hibelerin ödenmesi
MADDE 19 - (1) Bir proje kapsamında (KA107 vb. Erasmus programları dâhil) karşı kurumdan hibe ile gelen öğrenciler ile Kurum Koordinatörü (üniversite adına) arasında hareketlilik başlamadan önce bir hibe sözleşmesi imzalanır. Bu sözleşme ile öğrencinin Erasmus vb. hibeli bir uluslararası değişim programına katılacağı kesinleşir. Hibe sözleşmesi imzalamaya hak kazanan öğrencilerin isimleri Koordinatörlük tarafından Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'na ve ilgili akademik birimlere bildirilir.
Gelen Öğrencilerin Bilgilendirilmesi ve Kayıt İşlemleri
MADDE 20 - (1) Öğrencilere kabul mektubu ile birlikte vize işlemleri, akademik takvim, oryantasyon programı ve üniversitede yaşam ile ilgili bilgi notları e-posta yolu ile Koordinatörlük tarafından gönderilir.
Gelen öğrencilere oryantasyon programı
MADDE 21 - (1) Öğrenciler için Koordinatörlük tarafından her dönem başında düzenlenen oryantasyon programı kapsamında çeşitli sosyal ve kültürel etkinlikler, üniversitenin tanıtımı, geziler vb. faaliyetler gerçekleştirilir. Bölüm Koordinatörleri de değişim programları kapsamında gelen öğrencilere bölümlerine uyum sağlamaları konusunda danışmanlık yapar.
Üniversitede değişimini tamamlayan öğrencilerle ilgili yapılması gereken işlemler
MADDE 22 - (1) Üniversitede değişim programını tamamlayan uluslararası öğrenciler ülkelerine dönmeden önce kütüphane kayıtlarını sildirir. Öğrenci kimlik kartlarını Koordinatörlüğe teslim ederler. Bu işlemleri tamamlayan öğrencilerin dönem içinde kullandıkları üniversite e-posta hesaplarının kapatılması için Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’na Koordinatörlük tarafından talepte bulunulur. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’nın hazırlanan resmi not çizelgeleri Koordinatörlük tarafından ilgili üniversitenin uluslararası değişim programları birimine gönderilir. Hibeli bir proje kapsamında gelinmiş olması halinde ilgili kalan ödeme süreçleri Koordinatörlük ve Strateji Daire Başkanlığı tarafından hibe sözleşmesi hükümlerince tamamlanır.
ALTINCI BÖLÜM
Giden Personel Hareketliliği, Değerlendirme, Yerleştirme, İzin, Sözleşme ve Hibelerin Ödenmesi
Personel Hareketliliği
MADDE 23 – (1) Personel Hareketliliği ders verme ve eğitim alma olmak üzere iki türlüdür.
a) Üniversitede tam/yarı zamanlı öğretim elemanı olunması ve işe başlangıç tarihinin üzerinden asgari bir yıl geçmiş olması,
b) Eğer hareketlilik yurtdışındaki bir yükseköğretim kurumu ile üniversite arasında hibeli bir şekilde gerçekleşecek ise kurumlar arası anlaşma olması,
c) Koordinatörlük tarafından web sayfası üzerinden duyurulan teklif çağrısına cevap verilmiş olması,
ç) Üniversite ile misafir olunan kurum tarafından kabul edilen bir öğretim programının olması ve belirlenen minimum ders verme saatinin karşı üniversitede yerine getirilecek olması gerekir.
d) Doktora derecesine sahip olan araştırma görevlileri hariç araştırma görevlisi kadrosundaki akademik personeller ders verme hareketliliğine katılamazlar.
a) Üniversitede tam/yarı zamanlı idari/akademik personel olunması ve işe başlangıç tarihinin üzerinden asgari bir yıl geçmiş olması gerekir.
b) Personel eğitim alma hareketlilikleri için kurumlar arası anlaşma şartı aranmamaktadır.
c) Koordinatörlük tarafından web sayfası üzerinden duyurulan teklif çağrısına cevap verilmiş olması,
ç) Üniversite ile misafir olunan kurum tarafından kabul edilen bir iş planının olması, o yıl için belirlenen minimum hareketlilik süresinin sağlanacak olması gerekir.
Değerlendirme ve yerleştirme
MADDE 24 - (1) Ders verme/eğitim alma faaliyeti başvurularının değerlendirilmesi başvuru sürecinden önce ilan edilen kriterler dikkate alınarak Komisyon tarafından ve Komisyonun belirlediği değerlendirme ölçütlerine göre puanlama usulüyle gerçekleştirilir.
(2) Aynı akademik dönemde yayınlanmış birden fazla hibeli hareketliliğe başvuran ve yerleştirilmeye hak kazanan adayların yerleştirme sonuçlarının yayınlanmasından itibaren 5 takvim günü içinde hibeye hak kazandığı hareketliliklerden birini tercih edip, diğer ilan/ilanlar özelindeki haklarından feragat etmesi gerekir. Feragat başvurusunun Koordinatörlüğe iletilmemesi halinde, adayın aldığı en yüksek yerleştirme puanı dikkate alınarak diğer ilan/ilanlar özelindeki hakları Komisyon tarafından iptal edilir.
İzin, sözleşme ve hibelerin ödenmesi
MADDE 25 - (1) Yerleştirilen personel yurtdışında geçireceği hareketliliğe konu edilen tarih aralığında idari izinli sayılması için başvuru aşamasında bağlı olduğu birim yöneticisinden izin almakla yükümlüdür.
(2) Erasmus ve diğer hibeli bir program kapsamında yerleştirilmiş personel ile Kurum Koordinatörü (üniversite adına) arasında yurtdışına gitmeden önce bir hibe sözleşmesi imzalanır. Bu sözleşme ile personelin Personel Hareketliliği programına katılacağı kesinleşir. Personelin gidiş öncesi teslim etmesi gereken belgeleri tamamlamasını takiben hibesinin ilk %70’lik kısmı Koordinatörlüğün ileteceği bilgiler doğrultusunda, hibe sözleşmesinde zikredilen şartlar dahilinde Strateji Daire Başkanlığı aracılığıyla ödenir.
(3) Hareketlilik süresini tamamlayan personelin kalan %30 hibesi Personel Hareketliliği Faaliyet Raporu Formu, seyahat belgeleri ve faaliyeti gerçekleştirdiğine dair teyit formunu (Katılım Belgesi) Koordinatörlüğe teslim etmesini takiben ödenir.
YEDİNCİ BÖLÜM
İşbirliği Anlaşması Olmayan Yurtdışı Kurumlardan Gelen
Kısa süreli ziyaretçilerin kabul süreçleri
MADDE 26 - (1) Üniversite ile arasında kurumlar arası işbirliği anlaşması olmayan ya da mevcut anlaşmanın geçerliliğinin sona erdiği kurumlardan üniversiteye ziyarete gelmek isteyen personel, öncelikle ziyaret etmek istediği birime resmi bir yazılı talepte bulunmak durumundadır.
(2) Ziyaretçilerin taleplerinin üniversitedeki ilgili birimden ön onay alması halinde nihai kabul işlemi için aşağıdaki evraklar ziyaret edilecek birime ziyaretçi tarafından iletilir. Bu evraklar çevrimiçi başvuru sistemi aracılığıyla yönetilebilir.
a) İş planının da içinde yer aldığı üniversiteye ait başvuru formu (ziyaretçi ve ziyaretçinin bağlı bulunduğu kurum yetkililerince imzalı olarak),
b) Pasaport,
c) Özgeçmiş,
ç) Ziyaretçinin çalıştığı kuruma ait geçerli kimlik kartı veya personel işlerinden alınmış ilgili kurumda hangi pozisyonda, hangi tarih aralığından beri çalıştığını gösteren bir üst yazı.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Yürürlük ve Yürütme
Yürürlük
MADDE 27 – Bu Yönerge Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Senatosu tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 28 - Bu yönerge Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Rektörü tarafından yürütülür.