FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ

ULUSLARARASI PROGRAMLAR KOORDİNATÖRLÜĞÜ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 - (1) Bu yönergenin amacı Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’nin Uluslararası Değişim Programlarına ilişkin işleyişini düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 - (1) Yönergede belirtilen esaslar Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’nin uyguladığı uluslararası programlar kapsamında sunulan Erasmus, uluslararası değişim programları, uluslararası yaz/kış okulu, öğrenci stajı ve kısa süreli eğitim faaliyetlerine dâhil olan gelen ve giden öğrencilerin, akademik ve idari personellerin hareketliliğine ilişkin süreci, ilgili birim ve kişilerin görev ve yetkilerini kapsar. Erasmus projeleri özelinde bu yönergede yer almayan hususlar için Erasmus Uygulama El Kitabında yer alan hükümler ve ilgili Komisyon kararları uygulanır.

(2) Yönerge yürürlüğe girdiği tarihten itibaren hibeli projeler de dâhil olmak üzere ilgili akademik dönemde aktif olan tüm uluslararası hareketlilikleri kapsar.

Dayanak

MADDE 3 - (1) T.C. Dışişleri Bakanlığı, Avrupa Birliği Başkanlığı, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (Türkiye Ulusal Ajansı) tarafından yayımlanan Erasmus Uygulama El Kitabı’nda belirtilen şartlar, Avrupa Komisyonu’nun belirlediği ve Erasmus Üniversite Beyannamesi’nde yer alan ilkeler, uluslararası anlaşmalar, ilgili YÖK mevzuatları ve Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Senatosu ve Değişim Programları Komisyonu kararları bu yönergenin dayanağını oluşturur.

(2)Yönerge yürürlüğe girdiği tarihten itibaren hibeli projeler de dâhil olmak üzere ilgili akademik dönemde aktif olan tüm uluslararası hareketlilikleri kapsar.

Tanımlar

MADDE 4 -  Bu yönergede geçen;

a) Üniversite: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’ni (FSMVÜ),
b) Rektör: Üniversite Rektörünü,
c) Senato: Üniversite Senatosunu,
ç) Senato Kararı: Üniversite Senato Kararını,
d) Değişim Programları: Erasmus ve Diğer Tüm Hibeli/Hibesiz Öğrenci/Personel Uluslararası Değişim Programlarını,
e) Koordinatörlük: Üniversite Uluslararası Programlar Koordinatörlüğünü,
f) Komisyon: Üniversite Uluslararası Programlar Komisyonunu,
g)Kurum Koordinatörü: Üniversite Erasmus ve Uluslararası Değişim Programları Kurum Koordinatörünü,
ğ) İdari Koordinatör: Üniversite Uluslararası Programlar Koordinatörlüğü’nün İdari Koordinatörünü,
h) Uzman: FSMVÜ Uluslararası Programlar Uzmanını,
ı) Fakülte Koordinatörü: Üniversite Fakülteleri Uluslararası Programlar Akademik Koordinatörünü,
i) Bölüm Koordinatörü: Üniversite Bölümleri Uluslararası Programlar Akademik Koordinatörünü,
j) Anabilim Dalı Koordinatörü: Üniversite Lisansüstü Eğitim Enstitüsü’ne Bağlı Anabilim Dallarından Görev Alan Uluslararası Programlar Akademik Koordinatörünü,
k) Yabancı Diller Bölümü: FSMVÜ Yabancı Diller Bölümü’nü,
l) Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı: FSMVÜ Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’nı ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Yetkili Kişi ve Birimler

MADDE 5 – (1) Senato kararı ile atanan yetkili kişiler ve ilgili birimler şunlardır:

a) Üniversite Uluslararası Programlar Komisyonu: Üniversite Rektörü veya Rektör Yardımcısı, Kurum Koordinatörü, seçilmiş bölüm ve/veya fakülte koordinatörleri ile Uluslararası Programlar Koordinatörlüğü çalışanlarından oluşur. Bu komisyonda uluslararası programlar ile ilgili kararlar alınır, değişim programlarının işleyişi kontrol edilir, hibeli hareketliliklerin kurum içi kontenjan dağılımı önceden belirlenmiş ve Senato tarafından onaylanmış kurallara göre karara bağlanır, öğrencilerin seçim ve yerleştirme sonuçları ilgili akademik birimin yönetim kuruluna iletilmek üzere onaylanır.

b) Üniversite Uluslararası Programlar Kurum Koordinatörü: Uluslararası değişim programları ve diğer uluslararası programlar ile ilgili her konuda üniversite genelinde eşgüdümü sağlar. Uluslararası değişim programları kapsamındaki protokolleri, öğrenim anlaşmalarını,  üniversite ile öğrenci/personel arasındaki hibe sözleşmelerini ve üniversiteye yurt dışından gelen öğrencilerin kabul mektuplarını imzalar. Komisyon ile birlikte değişime dair kararların alınması ve yürütülmesini koordine eder.

c) Uluslararası Programlar Koordinatörlüğü: Mevcut değişim programları protokolleri çerçevesinde üniversiteye gelen ve giden değişim öğrencilerinin idari işlemlerini yürütür. Üniversite’de yürütülen tüm uluslararası programların kurum içinde tanıtılması için materyaller hazırlanmasına yönelik işlemleri yürütür. Ortaklık kurulan üniversiteler ile iletişimi sürdürür; ikili anlaşmaların hazırlanmasını ve güncellenmesini koordine eder ve imza sürecini takip eder. İlgili koordinatörlerle ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile işbirliği içinde çalışır. Uluslararası programların yıllık çalışma takvimini, Komisyon kararlarını ve her yıl Senato onayına sunulacak güncel Koordinatörler listesini hazırlar.

ç) Fakülte Uluslararası Programlar Koordinatörü: Uluslararası programlar ile ilgili gelişmeleri ve yeni alınan kararları Bölüm Koordinatörlerine iletir. Bölüm koordinatörleri arasında eşgüdümü ve alınan kararların işleme konulmasını koordine eder.

d) Bölüm/Anabilim Dalı Uluslararası Programlar Koordinatörü: Uluslararası programlar kapsamındaki faaliyetleri ilgili akademik bölümde/anabilim dalında tanıtır, bu programlar ile ilgili haberleri duyurur, ilgili programlardan yararlanmak isteyen öğrencilere üniversite ve ders seçimlerinde danışmanlık yapar. Koordinatör Rektörlük, uluslararası programlar koordinatörlüğü, akademik koordinatörler ve bölüm başkanlığı ile eşgüdüm halinde öğrencilerin seçiminden ve bölüm anlaşmalarının yapılmasından ve yürütülmesinden sorumludur. Ayrıca bölüm koordinatörü değişim programını tamamlayan öğrencilerin değişim süresince aldıkları derslerin akademik onayları ile ilgili işlemleri yürütür.

e) Enstitü Uluslararası Programlar Gurup Koordinatörü: Uluslararası programlar ile ilgili gelişmeleri ve alınan kararları enstitünün bölüm koordinatörlerine ve anabilim dalı başkanlıklarına iletir. Enstitünün anabilim dalı koordinatörleri arasında eşgüdümü ve alınan kararların işleme konulmasını sağlar.

MADDE 6 – (1) Akademik birimlerin sekreterliklerince üniversitedeki görev süresi dolan akademik koordinatörlere ilişkin bilgilendirme, ilgili koordinatörün görev süresinin dolmasını takip eden 10 iş günü içinde Uluslararası Değişim Programları Koordinatörlüğü’ne yazılı olarak iletilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Uluslararası Değişim Programları Kapsamında Yurtdışına Giden Öğrencilerin Başvuru Koşulları ve Değerlendirme Kriterleri

Başvuru koşulları

MADDE 7 - (1) Değişim programlarına başvuracak öğrencilerin başvuru esnasında sağlamaları gereken kurallar şunlardır:

a) En az bir yarıyıl önlisans, lisans veya lisansüstü programlarına devam etmiş olmak,
b) Önlisans ve lisans öğrencileri için en az 2.20/4.00, lisansüstü öğrencileri için en az 2.50/4.00 genel not ortalamasına sahip olmak,
c) Program kapsamında alınacak dersler İngilizce dışında bir dilde verilmekte ise ilgili dili anlaşmada belirtilen düzeyde karşılıyor olmak veya ilgili dilin öğrenilmekte olduğunu belgelemek,
ç) Kayıtlı bulunulan veya başvurulacak programın başvuru ilanında belirtilen ek koşulları varsa, bunları karşılıyor olmak.

2. İngilizce hazırlık ve bilimsel hazırlık programı öğrencileri değişim programlarından yararlanamaz.
3. Değişim Programlarından önlisans, lisans ve doktora öğrencileri bir ya da iki yarıyıl; yüksek lisans öğrencileri ise bir yarıyıl yararlanabilir.
4. Çift anadal öğrencileri ile iki lisansüstü programa kayıtlı öğrenciler bir başvuru döneminde iki programdan biri için değişim programına başvurabilir.
5. Öğrenciler Erasmus Programı özelinde, kayıtlı bulundukları program süresince azami 12 ay süre ile bu programdan yararlanılabilir.
6. Özel durumlar Senato veya Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu tarafından karara bağlanır.
7. Aynı zamanda araştırma görevlisi olan öğrenciler başvuru aşamasında ilgili Bölüm Başkanlığı’nın ve Dekanlık/Enstitü Müdürlüğü'nün onayını alır.
8. Doktora programlarının aşağıda belirtilen aşamalarında değişim programlarından yararlanılamaz.

a) Doktora yeterlilik sınavına girmemiş olan doktora öğrencileri için doktora yeterlilik sınavına girilmesi gereken son dönemde,
b) Tez önerisi savunmasına girilmesi gereken son dönemde,
c) Programın azami süresinin son döneminde.

9. Henüz seminer dersi almamış ya da program ders yükünü tamamlamamış olan 4. dönem tezli yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin değişim programlarından yararlanıp yararlanamayacağı konusunda karar vermeye öğrencinin tez ve/veya akademik danışmanı ile Enstitü Müdürlüğü yetkilidir.

            Başvuru işlemleri

MADDE 8 - (1) Her yıl Koordinatörlük tarafından öğrencilere yönelik düzenli tanıtım toplantıları yapılır ve değişim programlarının kurum içinde duyurulması ile programlara katılımın yaygınlaştırılması sağlanır. Başvurularla ilgili bilgi, öğrenci duyuru panolarında, Üniversite’nin ve Koordinatörlüğün internet sayfalarında ilan edilir.

2. Başvuru tarihleri, yayınlanan değişim programları takviminde yer alır.
3. Başvuru aşamasında Gidilmesi planlanan üniversitenin ders programı, derslerin yapısı ve içeriği, öğretim dili, derslerin kredileri vb. konular için öğrenci tarafından Bölüm/Fakülte/Enstitü Koordinatörü ve tez ve/veya akademik danışmanların görüşleri dikkate alınmalıdır.
4. Öğrenci, uygun görülen üniversiteleri başvuru formunda belirtir ve başvuru formu Bölüm/Fakülte/Enstitü Koordinatörü tarafından onaylanır.
5. Başvuru için gerekli belgeler ilan edilen başvuru süresi içerisinde Koordinatörlüğe iletilir.
6. Boş kontenjan kalması durumunda Üniversite Koordinatörlüğü tarafından yeni bir başvuru ve değerlendirme süreci belirlenebilir.
7. Başvuru sürecindeki belgelerin Koordinatörlüğe iletilme usulü Erasmus Uygulama El Kitabında belirtilen şartlara uygun olarak, başvuru ilanında yayınlandığı şekilde çevrimiçi olabilir.

Değerlendirme ve yerleştirme

MADDE 9 - (1) Başvurusu kabul edilen öğrencilerin, Yabancı Diller Bölümü tarafından düzenlenecek Değişim Programları İngilizce Yeterlik Sınavı’na girmesi ve Koordinatörlük tarafından ilan edilen asgari not ortalamasını karşılaması gerekmektedir. Başvuru ilanında yer verilmiş ve son üç yıl içinde alınmış dil sınavı sonuçları geçerlidir.

2. Başvurular, o yıl için belirlenen ve başvuru sürecinden önce açıklanan kriterler göz önüne alınarak değerlendirilir. Yerleştirmeler Komisyon tarafından öğrencilerin başvuru duyurusunda ilan edilen kriterlere göre aldıkları toplam puanlar, tercih ettikleri üniversiteler, ilgili üniversitelerin değişim kontenjanları, üniversiteye tahsis edilen hibe miktarı göz önüne alınarak yapılır. Daha önce aynı öğrenim seviyesinde değişim programları hareketliliğinden yararlanan öğrencilerden yararlandığı faaliyet  (öğrenim/staj) başına 10 puan kesilir.
3. Değerlendirme ve yerleştirme sonuçları, Koordinatörlüğün ve/veya üniversitenin internet sayfalarından duyurulur.

Alınacak dersler, öğrenim anlaşması ve tanınırlık formu

MADDE 10 - (1) Yerleştirilen öğrencilerin karşı kurumda alacakları dersler Bölüm/Fakülte/ Enstitü Koordinatörü, öğrencilerin tez ve/veya akademik danışmanları ve Bölüm Başkanlığı/Enstitü Müdürlüğü tarafından kararlaştırılır.

2. Kararlaştırılan ders programı üç nüsha olarak hazırlanan ‘Öğrenim Anlaşması’nda (Learning Agreement for Studies) belirtilir ve anlaşma öğrenci, bölüm koordinatörü ve gidilecek kurumdaki bölüm koordinatörü tarafından imzalanır. Anlaşmanın birer nüshası öğrenci, gidilecek kurum ve Koordinatörlük tarafından muhafaza edilir.
3. Değişim programları kapsamında yurtdışında alınacak dersler ve bu derslerin üniversitedeki karşılıkları ‘Tanınırlık Formu’nda belirtilir. Bu form sırasıyla önce öğrenci, ardından Bölüm Başkanı/Enstitü Müdürü, Bölüm/Fakülte/Enstitü Koordinatörü ve son olarak Kurum Koordinatörü veya İdari Koordinatör/Uzman tarafından imzalanarak öğrenci tarafından Koordinatörlüğe iletilir. Tanınırlık Formu, Öğrenim Anlaşmasının tamamlayıcı ekidir ve öğrencinin değişim programı boyunca aldığı derslerin üniversitede tanınmasını garanti eder.
4. Değişim programları öğrencilerinin bir akademik dönemde 30 AKTS, bir tam akademik yıl içinde 60 AKTS’yi tamamlamaları beklenir ve bir dönemde alınacak ders yükü 28 AKTS'den az olamaz.  Lisans programındaki öğrenciler için üniversitede sayılacak derslerin sayıları veya eşdeğer kredileri toplamı, ilgili yönetmeliğin ders yüküne ilişkin maddelerinde belirtilen sınırları aşamaz.
5. Öğrenci karşı üniversitede ilgili dönemi tamamlamadan önce ders programında yapılan tüm değişiklikleri Bölüm/Fakülte/Enstitü Koordinatörüne bildirip onun kabul ettiği değişiklikleri gösteren yeni Öğrenim Anlaşması ile Tanınırlık Formunu hazırlamak ve bu belgeler için gerekli tüm onayları değişim dönemini tamamlamadan önce almakla yükümlüdür. Gerekli onayları tamamlamadan yapılacak ders değişikliklerinde,  alınan yeni derslerin yurtdışından döndükten sonra tanınması garanti edilemez.

Giden öğrencinin karşı kurumda başvuru ve kabul süreci

MADDE 11 - (1) Gidilecek üniversiteye yerleştirme süreci Koordinatörlük tarafından yürütülür.

2. Karşı kurum tarafından talep edilen tüm belgelerin hazırlanması, ilgili giden öğrencinin sorumluluğu dâhilindedir.
3. Belgelerin hazırlanmasında Koordinatörlük ilgili giden öğrenciye danışmanlık hizmeti verir.
4. Gidecek öğrencinin karşı kurum için hazırlayıp sunduğu başvuru evraklarının kuruma iletilmesi son başvuru tarihinden önce Koordinatörlük tarafından gerçekleştirilir. Bu süreçte karşı kurumun adaylık sonrası başvuru evraklarının teslimi için giden öğrenciye resmi olarak bildirdiği usul uygulanır.
5. Seyahat ve vize işlemlerinin takibi öğrencinin sorumluluğundadır. Koordinatörlük öğrencinin vize işlemlerini kolaylaştırıcı teyit mektubu ve vize yazısı dokümanlarını hazırlar. Öğrencinin hangi tarih aralıklarında karşı kurumda kalacağını kesin olarak belirten teyit belgesi (Confirmation Letter) Üniversite Kurum veya İdari Koordinatörü/Uzmanı tarafından imzalanır.

Öğrencilerin üniversitedeki statüleri ve mali yükümlülükleri

MADDE 12 - (1) Öğrenci, değişim programları kapsamında yurtdışında bulunacağı süre için ilgili yönerge çerçevesinde izinli sayılır. Değişim programı çerçevesinde karşı üniversitede geçirilen süre, azami öğrenim süresine dâhildir. Ancak bu süre öğrencinin azami izin süresine dâhil edilmez.

2. Öğrenci izinli kabul edildiği dönem için öğrenim ücreti sorumluluklarını yerine getirmekle yükümlüdür. Öğrenim ücreti akademik takvimde belirtilen tarihlerde üniversiteye ödenir. Gidilen kuruma kurumlar arası işbirliği anlaşması çerçevesinde aksi belirtilmediği sürece öğrenim ile ilgili herhangi bir ödeme yapılmaz. Ancak barınma, ulaşım, kişisel harcamalar, beslenme, sağlık sigortası gibi öğrenim ücreti haricindeki diğer tüm masraflar öğrencinin sorumluluğundadır.
3. Öğrencilerin üniversiteden aldıkları bursların değişim dönemi boyunca ödenmesine devam edilir. Üniversite dışından aldıkları bursların devamını sağlamak için öğrencinin durumuna ilişkin bilgilendirmeler öğrencinin talebi ile burs veren ilgili kurumlara Koordinatörlük tarafından yapılır.

Sözleşme ve hibelerin ödenmesi

MADDE 13 - (1) Değişim programlarından Erasmus Programı kapsamında bir üniversiteye yerleştirilen öğrenci ile Kurum Koordinatörü  (üniversite adına) arasında yurtdışına gitmeden önce bir hibe sözleşmesi imzalanır. Bu sözleşme ile öğrencinin Erasmus Değişim Programına katılacağı kesinleşir. Hibe sözleşmesi imzalayan öğrencilerin isimleri Koordinatörlük tarafından Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'na ve ilgili akademik birimlere bildirilir.

2. Erasmus veya hibeli herhangi bir programı tamamlayıp dönen öğrenci, sözleşme uyarınca, karşı üniversitenin not çizelgesini ve yaptığı değişiklikleri de içeren, imzaları tamamlanmış Öğrenim Anlaşması’nı, Tanınırlık Formu’nu, karşı üniversitede kaldığı süreyi teyit eden süre formunu ve değişim dönemini değerlendiren raporu Koordinatörlüğe teslim etmekle yükümlüdür. İlgili belgelerin eksik olmaması, zamanında Koordinatörlüğe teslim edilmiş olması ve alınan toplam AKTS’nin asgari 2/3’ünün başarılı bir şekilde tamamlanmış olması halinde hibenin kalan % 30’luk kısmı bu belgelerin Koordinatörlüğe teslimini takiben en geç 60 iş günü içinde ödenir.
3. Dönüş sonrası Koordinatörlüğe teslim edilen belgelerde tahribat ya da gerçeğe aykırı bilgi sunulması gibi Koordinatörlük uzmanları tarafından tespit edilen şüphe uyandırıcı bir durumun varlığı Komisyon kararı ile hareketliliğin iptali ve ödenen tüm hibenin öğrenci tarafından geri iade edilmesi ile sonuçlandırılır.
4. Hibeler o yıl için belirlenen ve duyurulan şekilde ödenir.
5. Erasmus veya hibeli herhangi bir programın sonunda, başlangıçta alınan 30 AKTS’den en az 20 AKTS’yi (toplam alınan kredilerin 3/2’sini) başarıyla tamamlamayan öğrenciler, toplam hibelerinin % 100'ünü alamazlar. Alınmış toplam AKTS’nin asgari 2/3’ünün geçer not ile başarılı bir şekilde tamamlanmış olması gerekmektedir. Eğer öğrenci belgelenebilen ve Komisyon tarafından kabul edilmiş bir mücbir sebep olmadan devamsızlık veya başarısızlığa sebep olabilecek herhangi bir nedenle alınan toplam AKTS’nin %80'inden başarı elde edemezse, hibenin tamamını üniversiteye iade etmek zorundadır.
6. Sözleşmede hükme bağlanmayan konular için Komisyon kararları ve bunlara istinaden yapılan duyurular geçerlidir.

Akademik Onay (Ders Tanıma) ve Öğrenim Hareketliliğinin tamamlanması işlemleri

MADDE 14 - (1) Akademik onay sürecinde temel alınacak belgeler Öğrenim Anlaşması, Tanınırlık Formu ve karşı üniversiteden gelen not çizelgesidir.

2. Karşı kurumdaki eğitimlerini tamamlayıp geri gelen öğrenciler, akademik onay işlemleri için gidilen kurumdan alınmış not çizelgesinin fotokopisini 15 takvim günü içinde, aslını ise dönüş tarihinden itibaren 45 takvim günü içinde Koordinatörlüğe teslim etmekle mükelleftir. Karşı kurumdan kaynaklı ilgili sürelerin (15 gün ve 45 gün) geciktirilmesi ile ilgili bir durumda öğrenci bu sürelerin dolmasına en geç 3 gün kala Koordinatörlükten yazılı olarak ek süre talebinde bulunur.
3. Ders tanınma işlemlerinde AKTS Kullanıcı Rehberinin (ECTS User’s Guide) güncel versiyonu tanınma işlemlerinin kaynağını teşkil eder.
4. Ders akademik onayları ilgili Bölüm/Enstitü/MYO Koordinatörü veya tez danışmanı, akademik danışman, bölüm başkanı, enstitü/MYO müdüründen birinin önerisi üzerine Fakülte/Enstitü/MYO Yönetim Kurulu kararı ile yapılır. Not çizelgesinde belirtilen tüm dersler Tanınırlık Formu göz önüne alınarak ilgili kurullarca değerlendirilir. Öğrenim Anlaşması ve Tanınırlık Formunda belirtilmeyen dersler konusunda karar almaya ilgili Yönetim Kurulu yetkilidir.
5. Öğrenim Anlaşmasında, Tanınırlık Formunda ve karşı üniversiteden alınan not çizelgesinde yer alan dersler üniversitedeki karşılığı olan derslerin yerine kaydedilir. Bu derslerin not karşılıkları ile kredileri öğrencinin kayıtlı olduğu diploma programındaki yükümlülüklerinin yerine sayılır. Karşı kurumdan alınan derslerin adı, kodu ve kredisi gelen transkriptte yazdığı orijinal şekli ile öğrencinin döndükten sonraki transkriptinde yer alır. Aynı zamanda, yerine saydırılan asıl program derslerinin de transkriptte görülmesi sağlanabilir.
6. Akademik onay işlemleri yapıldıktan sonra, karşı kurumda alınan derslerle ilgili, öğrencinin Enstitü/Fakülte/MYO programına ait Yönetim Kurulu Kararı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ve Koordinatörlüğe bildirilir. İlgili yönetim kurulu kararına istinaden Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’nca öğrencinin not çizelgesine işlenir ve Koordinatörlüğün nihai transkripti öğrencinin Erasmus dosyasına ekleyebilmesi için not çizelgesinin bir kopyası ilgili başkanlıkça Koordinatörlüğe gönderilir.
7. Giden öğrencilerin karşı kurumda aldıkları ders notlarının dönüşümü (tanınma), AKTS Kullanıcı Rehberine uygunluğu dikkate alınarak karşı kurumdan alınan transkript veya ekinde yer alan AKTS dönüşüm tablosu, bu tablonun ilgili belgelerde sunulmamış olması halinde ise iki kurum arasında imzalanmış Erasmus Protokolü’nün ilgili başlığında yer alan not sistemi ve AKTS karşılıklarını gösteren dönüşüm tablosu dikkate alınarak öğrencinin kayıtlı olduğu akademik birimin yönetim kurulu tarafından verilecek karar ile gerçekleştirilir.
8. Öğrencinin karşı kurumdan aldığı birden fazla ders üniversitedeki bir ders ile eşleşip tanınabileceği gibi bu durumun tersi de olabilir. Birden fazla dersin bir derse eşleştirilmesi durumunda öğrencinin ilgili derslerden almış olduğu her bir not, kurumumuzun not sistemine dönüştürüldükten sonra ağırlıklı not ortalaması alınarak tanınama işlemi gerçekleştirilir. Ağırlıklı not ortalaması tam sayı çıkmaz ise öğrenci lehine olacak şekilde bir üst nota tamamlanarak tanınma işlemi yapılır. Öğrencinin karşı kurumdan aldığı bir dersin birden çok dersle eşleştirilmesi durumunda ise karşı kurumdan gelen transkriptindeki not, eşdeğer kabul edilmiş olan tüm derslere aynen tanınır.
9. Tanınma işlemleri tamamlandıktan sonra ilgili akademik birim üniversitenin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ve Koordinatörlüğe tanınma ile ilgili resmi karar yazısı gönderilir. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tanınan dersleri karşı kurumdan gönderilen transkriptte yazan hali ile orijinal kod ve ders adı kullanılarak öğrenci transkriptine ve diploma ekine kaydeder. Diploma ekinde ilgili derslerin alındığı kurum, tarih ve hareketliliğe dair diğer açıklayıcı bilgilere ayrıca yer verilir.
10. Erasmus kapsamında öğrenim hareketliliğini tamamlayan öğrenciler gerekli tüm belgeleri Koordinatörlüğe teslim ettikten sonra Europass Hareketlilik Belgesini Koordinatörlükten teslim alabilirler.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Öğrenci Staj Hareketliliği

Staj hareketliliği

MADDE 15 - (1) Erasmus+ programları kapsamında yürütülen öğrenci staj hareketliliği programına başvuracak öğrencilerin aşağıdaki koşulları sağlamış olması gerekir.

a) Genel not ortalamalarının önlisans ve lisans öğrencileri için en az 2.20/4,00, lisansüstü öğrenciler için en az 2.50/4,00 olması,
b) Staj yapacakları işletmeyi/kurumu kendilerinin belirlemesi ve iletişim sağlaması,
c) Son başvuru tarihine kadar staj yapacakları işletme/kurumdan kabul mektubu almış olması.
ç) Bir öğrenci üniversite eğitimi boyunca her seviyede (önlisans, lisans, yüksek lisans, doktora), üniversiteye tahsis edilen hibe miktarı yeterli olduğu sürece, 12 aya kadar Erasmus staj programından hibeli olarak yararlanabilir. Ancak öğrenim ve staj hareketlilik süreleri toplamı her bir eğitim seviyesi için 12 ayı geçemez.

2. Son sınıf öğrencileri, öğrenci statüsünde iken staj hareketliliği için başvurabilir, ancak staj faaliyetinin mezuniyet tarihinden itibaren 6 ay içerisinde tamamlanması gerekir.
3. Başvurular, başvuru sürecinden önce açıklanan ve o yıl için belirlenen ölçütler göz önüne alınarak Komisyonun belirlediği ilkeler çerçevesinde yapılır.
4. Öğrenci gitmeden önce üniversite ile öğrenci arasında bir hibe sözleşmesi imzalanır. Bu sözleşme ile öğrencinin Erasmus Staj Hareketliliği Programına katılacağı kesinleşir.
5. Hibelerin ödenme işlemleri o yıl için belirlenen ve duyurulan şekilde, hibe sözleşmesinde zikredilen şartlar çerçevesinde Rektörlük adına üniversitenin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yürütülür.
6. Stajlarını tamamlayıp dönen öğrenciler önceden ilan edilen gerekli belgelerle Koordinatörlüğe başvurur. Staj faaliyetinde temel alınacak belgeler, Staj için Tanınırlık Formu, Katılım Belgesi, Staj Raporu ve staj programında geçirdiği süreyi teyit eden Süre Formudur (Duration Sheet). İlgili akademik birimler gerekli görürlerse bunların dışında ek belge talep edebilir.
7. Stajın programa sayımı (tanınması) ve kredilendirilmesi ilgili bölüm koordinatörünün ve bölüm başkanının önerisi üzerine, Staj için Tanınırlık Formu da göz önüne alınarak, Fakülte/Enstitü/MYO Yönetim Kurulu Kararı ile yapılır. Öğrenci, staj katılım sertifikasını ve aldığı eğitimin detayını içeren dokümanları Koordinatörlüğe teslim eder. Bu belgeler staj hareketliliğinin transkripte ve diploma ekine işlenmesi için Koordinatörlük tarafından ilgili akademik birime ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na iletilir.
8. Staj faaliyetini tamamlayıp geri gelen öğrenciler tanınma işlemleri için gidilen kurumdan alınmış not çizelgesinin fotokopisini 15 takvim günü içinde, aslını ise dönüş tarihinden itibaren 45 takvim günü içinde Koordinatörlüğe teslim etmekle mükelleftir. Karşı kurumdan kaynaklı ilgili sürelerin (15 gün ve 45 gün) geciktirilmesi ile ilgili bir durumda öğrenci bu sürelerin dolmasına en geç 3 gün kala Koordinatörlükten yazılı olarak ek süre talebinde bulunur.
9. Erasmus kapsamında staj hareketliliğini tamamlayan öğrenciler gerekli tüm belgelerini Koordinatörlüğe teslim ettikten sonra ilgili Europass Hareketlilik Belgesini Koordinatörlükten teslim alabilirler.
10. Dönüş sonrası Koordinatörlüğe teslim edilen belgelerde tahribat ya da gerçeğe aykırı bilgi sunulması gibi Koordinatörlük uzmanları tarafından tespit edilen şüphe uyandırıcı bir durumun varlığı Komisyon kararı ile hareketliliğin iptali ve ödenen tüm hibenin öğrenci tarafından geri iade edilmesi ile sonuçlandırılır.
11. Erasmus kapsamında olmaksızın kendi imkânları ile yurtdışında staj yapacak olan öğrenciler, iş planları ve davet mektupları ile birlikte ilgili yurtdışı staj formunu doldurarak hareketliliğini kayıtlı olduğu akademik birimin Bölüm/Fakülte Koordinatörüne onaylatıp, belgelerini Koordinatörlüğe teslim eder. Hareketliliğin tamamlanmasından sonra ise tanınma işlemleri için Erasmus Staj Programında yürütülen yöntem uygulanır

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Uluslararası Değişim Programları Kapsamında Üniversiteye Gelen Öğrencilerin Başvuru Koşulları ve Değerlendirilmeleri

Üniversiteye başvuru

MADDE 16 - (1)  Üniversiteye değişim programları kapsamında gelmek isteyen değişim öğrencisi, Koordinatörlüğün internet sayfasından temin edeceği başvuru formunu eksiksiz doldurarak istenen diğer belgeler ile birlikte kayıtlı olduğu kurumun ilgili idari birimi aracılığıyla son başvuru tarihinden önce Koordinatörlüğe gönderir.

Ders seçimi ve öğrenim anlaşması

MADDE 17 - (1) Tüm akademik birimler her yıl 30 Mart tarihine kadar, sonraki eğitim öğretim yılında açılacak programa özgü yabancı dildeki dersleri ve değişim programları özelinde uluslararası programlar ders havuzuna eklenecek dersleri belirleyerek kodu, İngilizce ders adı, şartları, ders içerikleri ve kredi bilgileri ile birlikte Koordinatörlüğe ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na iletir. Bahar dönemi için ilgili derslerde olası bir güncelleme yapılması durumunda ise Ders Kataloğunun güncellenmesi için Koordinatörlüğün ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na bildirileceği son tarih 01 Aralık’tır.

2. Değişim Programları öğrencisi olarak gelecek olan öğrenciler Öğrenim Anlaşması hazırlamakla yükümlüdürler.
3. Gelen öğrenci, üniversiteden alacağı derslerin seçimi için üniversite internet sayfasından ulaşabileceği Ders Kataloğundan (Course Catalog) yararlanır ve Tanınma Formunun da içinde yer aldığı Öğrenim Anlaşması (LA) formunda alacağı dersleri belirtir. Derslerin kontenjan yetersizliğinden dolayı açılmaması vb. durumunda Öğrenim Anlaşması Değişiklik (Changes in LA) Formu ile derslerde değişiklik yapılabilir. Bu değişiklik derslerin başlangıç gününden itibaren azami 30 takvim günü içinde yapılmalıdır.
4. Bölüm/Enstitü/MYO Koordinatörleri gelen öğrencilerin ders seçimlerinde yardımcı olur ve öğrencilerin ilgili formlarını imzalayarak onay sürecini tamamlar.

Kabul mektubunun gönderilmesi

MADDE 18 - (1) Başvuru formu ve diğer gerekli belgeler alındıktan sonra,  uluslararası değişim öğrencileri için uygulanacak mevcut kontenjanlar, iki üniversite arasındaki değişim dengesi (giden-gelen öğrenci sayısı arasındaki oran) ve öğrencinin akademik durumu göz önüne alınarak gelen öğrenci başvurusu ilgili akademik birim tarafından değerlendirilir.

(2) Başvurusu ilgili bölüm tarafından kabul edilen öğrencilere Koordinatörlük tarafından hazırlanan ve Kurum Koordinatörü/İdari Koordinatör/Uzman tarafından imzalanan kabul mektupları gönderilir.

Sözleşme ve hibelerin ödenmesi

MADDE 19 - (1) Bir proje kapsamında (KA107 vb. Erasmus programları dâhil) karşı kurumdan hibe ile gelen öğrenciler ile Kurum Koordinatörü  (üniversite adına) arasında hareketlilik başlamadan önce bir hibe sözleşmesi imzalanır. Bu sözleşme ile öğrencinin Erasmus vb. hibeli bir uluslararası değişim programına katılacağı kesinleşir. Hibe sözleşmesi imzalamaya hak kazanan öğrencilerin isimleri Koordinatörlük tarafından Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'na ve ilgili akademik birimlere bildirilir.

Gelen Öğrencilerin Bilgilendirilmesi ve Kayıt İşlemleri

MADDE 20 - (1) Öğrencilere kabul mektubu ile birlikte vize işlemleri, akademik takvim, oryantasyon programı ve üniversitede yaşam ile ilgili bilgi notları e-posta yolu ile Koordinatörlük tarafından gönderilir.

2. Gelen öğrencilerin otomasyon sistemi işlemleri ilgili akademik birimin Yönetim Kurulu Kararı ile alınacak dersleri içeren liste ve Koordinatörlüğün ileteceği öğrenci özlük bilgileri doğrultusunda öğrenci kartının açılması, ilgili bilgilerin kaydedilmesi suretiyle Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’nca başlatılır.
3. Koordinatörlük gelen öğrencilerin ön kayıt işlemlerinin tamamlanmasını koordine eder ve üniversite içi diğer idari işlemlerde öğrencilere danışmanlık yapar. Kesin kayıt işlemleri otomasyon sistemi üzerinden kartların açılması ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından için kullanılacak e-posta adresi ve şifrenin verilmesi ile tamamlanmış olur. İlgili işlemleri takiben Koordinatörlük tarafından gelen öğrenciye bu detaylar e-posta aracılığıyla bildirilir.

Gelen öğrencilere oryantasyon programı

MADDE 21 - (1) Öğrenciler için Koordinatörlük tarafından her dönem başında düzenlenen oryantasyon programı kapsamında çeşitli sosyal ve kültürel etkinlikler, üniversitenin tanıtımı, geziler vb. faaliyetler gerçekleştirilir. Bölüm Koordinatörleri de değişim programları kapsamında gelen öğrencilere bölümlerine uyum sağlamaları konusunda danışmanlık yapar.

Üniversitede değişimini tamamlayan öğrencilerle ilgili yapılması gereken işlemler

MADDE 22 - (1) Üniversitede değişim programını tamamlayan uluslararası öğrenciler ülkelerine dönmeden önce kütüphane kayıtlarını sildirir. Öğrenci kimlik kartlarını Koordinatörlüğe teslim ederler. Bu işlemleri tamamlayan öğrencilerin dönem içinde kullandıkları üniversite e-posta hesaplarının kapatılması için Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’na Koordinatörlük tarafından talepte bulunulur. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’nın hazırlanan resmi not çizelgeleri Koordinatörlük tarafından ilgili üniversitenin uluslararası değişim programları birimine gönderilir. Hibeli bir proje kapsamında gelinmiş olması halinde ilgili kalan ödeme süreçleri Koordinatörlük ve Strateji Daire Başkanlığı tarafından hibe sözleşmesi hükümlerince tamamlanır.

ALTINCI BÖLÜM

Giden Personel Hareketliliği, Değerlendirme, Yerleştirme, İzin, Sözleşme ve Hibelerin Ödenmesi

Personel Hareketliliği

MADDE 23 – (1) Personel Hareketliliği ders verme ve eğitim alma olmak üzere iki türlüdür.

2. Ders verme hareketliliğinden yararlanmak için;

a) Üniversitede tam/yarı zamanlı öğretim elemanı olunması ve işe başlangıç tarihinin üzerinden asgari bir yıl geçmiş olması,
b) Eğer hareketlilik yurtdışındaki bir yükseköğretim kurumu ile üniversite arasında hibeli bir şekilde gerçekleşecek ise kurumlar arası anlaşma olması,
c) Koordinatörlük tarafından web sayfası üzerinden duyurulan teklif çağrısına cevap verilmiş olması,
ç) Üniversite ile misafir olunan kurum tarafından kabul edilen bir öğretim programının olması ve belirlenen minimum ders verme saatinin karşı üniversitede yerine getirilecek olması gerekir.
d) Doktora derecesine sahip olan araştırma görevlileri hariç araştırma görevlisi kadrosundaki akademik personeller ders verme hareketliliğine katılamazlar.

3. Personel eğitim alma hareketliliğinden yararlanmak için;

a) Üniversitede tam/yarı zamanlı idari/akademik personel olunması ve işe başlangıç tarihinin üzerinden asgari bir yıl geçmiş olması gerekir.
b) Personel eğitim alma hareketlilikleri için kurumlar arası anlaşma şartı aranmamaktadır.
c) Koordinatörlük tarafından web sayfası üzerinden duyurulan teklif çağrısına cevap verilmiş olması,
ç) Üniversite ile misafir olunan kurum tarafından kabul edilen bir iş planının olması, o yıl için belirlenen minimum hareketlilik süresinin sağlanacak olması gerekir.

Değerlendirme ve yerleştirme

MADDE 24 - (1) Ders verme/eğitim alma faaliyeti başvurularının değerlendirilmesi başvuru sürecinden önce ilan edilen kriterler dikkate alınarak Komisyon tarafından ve Komisyonun belirlediği değerlendirme ölçütlerine göre puanlama usulüyle gerçekleştirilir.

(2)   Aynı akademik dönemde yayınlanmış birden fazla hibeli hareketliliğe başvuran ve yerleştirilmeye hak kazanan adayların yerleştirme sonuçlarının yayınlanmasından itibaren 5 takvim günü içinde hibeye hak kazandığı hareketliliklerden birini tercih edip, diğer ilan/ilanlar özelindeki haklarından feragat etmesi gerekir. Feragat başvurusunun Koordinatörlüğe iletilmemesi halinde, adayın aldığı en yüksek yerleştirme puanı dikkate alınarak diğer ilan/ilanlar özelindeki hakları Komisyon tarafından iptal edilir.

İzin, sözleşme ve hibelerin ödenmesi

MADDE 25 - (1) Yerleştirilen personel yurtdışında geçireceği hareketliliğe konu edilen tarih aralığında idari izinli sayılması için başvuru aşamasında bağlı olduğu birim yöneticisinden izin almakla yükümlüdür.

(2)   Erasmus ve diğer hibeli bir program kapsamında yerleştirilmiş personel ile Kurum Koordinatörü  (üniversite adına)  arasında yurtdışına gitmeden önce bir hibe sözleşmesi imzalanır. Bu sözleşme ile personelin Personel Hareketliliği programına katılacağı kesinleşir. Personelin gidiş öncesi teslim etmesi gereken belgeleri tamamlamasını takiben hibesinin ilk %70’lik kısmı Koordinatörlüğün ileteceği bilgiler doğrultusunda, hibe sözleşmesinde zikredilen şartlar dahilinde Strateji Daire Başkanlığı aracılığıyla ödenir.

(3)   Hareketlilik süresini tamamlayan personelin kalan %30 hibesi Personel Hareketliliği Faaliyet Raporu Formu, seyahat belgeleri ve faaliyeti gerçekleştirdiğine dair teyit formunu (Katılım Belgesi) Koordinatörlüğe teslim etmesini takiben ödenir.

YEDİNCİ BÖLÜM

İşbirliği Anlaşması Olmayan Yurtdışı Kurumlardan Gelen

Kısa süreli ziyaretçilerin kabul süreçleri

MADDE 26 - (1) Üniversite ile arasında kurumlar arası işbirliği anlaşması olmayan ya da mevcut anlaşmanın geçerliliğinin sona erdiği kurumlardan üniversiteye ziyarete gelmek isteyen personel, öncelikle ziyaret etmek istediği birime resmi bir yazılı talepte bulunmak durumundadır.

(2)   Ziyaretçilerin taleplerinin üniversitedeki ilgili birimden ön onay alması halinde nihai kabul işlemi için aşağıdaki evraklar ziyaret edilecek birime ziyaretçi tarafından iletilir. Bu evraklar çevrimiçi başvuru sistemi aracılığıyla yönetilebilir.

a) İş planının da içinde yer aldığı üniversiteye ait başvuru formu (ziyaretçi ve ziyaretçinin bağlı bulunduğu kurum yetkililerince imzalı olarak),
b) Pasaport,
c) Özgeçmiş,
ç) Ziyaretçinin çalıştığı kuruma ait geçerli kimlik kartı veya personel işlerinden alınmış ilgili kurumda hangi pozisyonda, hangi tarih aralığından beri çalıştığını gösteren bir üst yazı.

3. Ziyaretçinin hazırladığı çalışma planı, ilgili tarih aralığı ve varsa ziyaret için başvurulan ilgili birimin talep ettiği diğer belgelerle birlikte başvuru formu ve ilgili ekleri doldurularak ziyaretçinin kendi kurumundaki yetkili onay merciince imzalatılmış olmalıdır.
4. Ziyaret tarihleri, iş planı ve ziyaret içeriği üniversitenin başvurulan birimi tarafından uygun görüldüğünde ilgili birim bu ziyareti kabul edip, gönderilmiş olan iş planı ve  başvuru formunu imza ile onaylayarak kabul sürecini başlatmış olur.
5. Bu onayı takiben ziyaretçiye gönderilecek olan kabul mektubu ilgili birimin koordinatörü veya yöneticisi, üniversitenin Kurum Koordinatörü veya Uluslararası Programlar Koordinatörü tarafından imzalanarak, davet mektubu ziyaretçiye gönderilir.
6. Ziyaret sonunda kurum tarafından verilecek Katılım Belgesi/Sertifikası ile faaliyet tamamlanır. Bu belge akademik birimlerde ziyaretin gerçekleştiği birimin Koordinatörleri, yöneticileri (Dekan, Bölüm Başkanı, Merkez Müdürü), bölümün idari yöneticileri (Fakülte/Enstitü/Merkez Sekreterleri), Kurum Koordinatörü; idari birimlerde ise ilgili birimin amiri ve Uluslararası Değişim Programları Koordinatörü ve uzmanı tarafından imzalanır.
7. İşlemleri gerçekleşmiş kısa süreli personel hareketliliğine dair başvuru belgeleri ve imzalanan katılım belgesinin taranmış kopyası her akademik dönemin bitimini takip eden ilk otuz (30) gün içinde arşiv ve kurum faaliyetleri istatistik çalışmaları için Uluslararası İlişkiler Daire Başkanlığı’na elektronik posta ile iletilir. 
8. Ziyaret başvurusunun Uluslararası Programlar Koordinatörlüğü’ne yapılması halinde Koordinatörlük gerekli başvuru işlemlerini başlatıp, ilgili başvuru belgelerini onay için hareketliliğin gerçekleşeceği akademik/idari birimin Koordinatörüne/Yöneticisine de iletir.
9. Kısa süreli ziyaretlerle ilgili özel koşullar hakkında bu yönergede yer almayan bilgiler, Rektörlük onayıyla Uluslararası Programlar Koordinatörlüğü’nün resmi internet sayfasında yer alır.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

Yürürlük

MADDE 27 – Bu Yönerge Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Senatosu tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 28 - Bu yönerge Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Rektörü tarafından yürütülür.